Gmailで受信したメールをGoogleスプレッドシートに自動で取り込む!

Gmailで受信したメールをGoogleスプレッドシートに自動で取り込む
Gmailで受信したメールをGoogleスプレッドシートに自動で取り込む
ビジネス

はじめに

今回のビジボットでは、Gmailで受信しているメールの分析をしようとした時に部分一致で件名フィルターかけたり、出力して検索したりとしてなかなかうまく行かないで困っている人に向けたコンテンツです。
分析する必要がある業務があった場合に自動的にGoogleスプレッドシートへ出力されていたら、常に数値の確認や問い合わせの傾向も分析できるはずです。

それでは早速始めていきます!

1.アカウント登録

POINT

まずMicrosoftが提供するFlowというサービスを使って、プログラミングなしで作成していきます。
https://flow.microsoft.com/ja-jp/「サインイン」をクリックします。

FlowTOP画面- bzbot(ビジボット )
FlowTOP画面- bzbot(ビジボット )

「作成」をクリックして、アドレス / パスワードを登録します。
忘れがちになるので、メモなどに保存しておくと後々助かる場面が出てくると思います。

Flowサインイン画面- bzbot(ビジボット )
Flowサインイン画面- bzbot(ビジボット )

2.フローを作成する

POINT

「マイフロー」をクリックします。
ここでは作成されているフローの一覧を確認する事ができ、フローの新規作成、編集、削除を行う事ができます。

Flowログイン後TOP- bzbot(ビジボット )
Flowログイン後TOP- bzbot(ビジボット )

「新規」 > 「一から作成」をクリックします。

マイフロー作成- bzbot(ビジボット )
マイフロー作成- bzbot(ビジボット )

「一から作成」をクリックします。

マイフローを一から作成- bzbot(ビジボット )
マイフローを一から作成- bzbot(ビジボット )

3.トリガーを設定する

POINT

「コネクタとトリガーを検索する」の中にトリガーとなる「Gmail」を入力すると一致する候補が表示されます。

Gmailを検索- bzbot(ビジボット )
Gmailを検索- bzbot(ビジボット )

トリガー or アクションとあるが、トリガーとは引き金となる部分を指すので今回は「Gmailが届いたら〜する」と考えます。
アクションはトリガー条件を指定したら実行される内容なので、後ほど設定します。まずは「トリガー」の条件を設定します。

Gmailトリガーを指定- bzbot(ビジボット )
Gmailトリガーを指定- bzbot(ビジボット )

まずGmailなのでメールが届いた時に処理が実行されるように考えます。
その条件を以下で設定します。今回は特定の件名(【Microsoft Flowでテスト送信してみた】)でInboxに届いた場合、でトリガーを設定します。その後はアクションとしてスプレッドシートに反映されるように設定していきます。
件名を設定したら「+新しいステップ」を選択して、トリガーが起きたあとの処理を記述していきます。

メールが届いた条件を指定- bzbot(ビジボット )
メールが届いた条件を指定- bzbot(ビジボット )

4.アクションを設定する

POINT

検索に「Googleスプレッドシート」と検索して、トリガーで設定した条件を通過した処理が届いた場合にどういった処理(アクション)を行うか指定します。

アクションをアプリを指定する- bzbot(ビジボット )
アクションをアプリを指定する- bzbot(ビジボット )

トリガー条件でメールが届いたら、Googleスプレッドシートの行が追加されて、指定したメール情報が反映されるようにしたいため、「行の挿入」を選択します。

アクションを指定する- bzbot(ビジボット )
アクションを指定する- bzbot(ビジボット )

「ワークシート」は反映したいシート名を選択します。
連携するGoogleアカウントにログイン(認証)をしますが、進んで問題ありません。
メッセージIDなどはスプレッドシートで1行目に値を入れていると、それらが自動的に、MicroSoft Flow上に読み込まれた形で以下のように項目としてそれぞれメッセージIDやスレッドID…などに指定できるようになります。

必ず設定や変更を行った場合は一番下の保存か、右上の保存をクリックしてください。

取り込み条件を指定 - bzbot(ビジボット )
取り込み条件を指定 – bzbot(ビジボット )

5.送信する

POINT

それでは、トリガー条件で指定した内容で件名に【MicroSoft Flowでテスト送信してみた】と指定して、該当のGmailアドレスへ送信します。
トリガーで指定した条件が別の場合は、その条件に一致する必要があります。

メール送信 - bzbot(ビジボット )
メール送信 – bzbot(ビジボット )

以下確認すると、Googleスプレッドシートにしっかりと取り込まれました。
スレッドIDはメッセージIDとは別に同じメールの返信にも全部同じIDが振られるためスレッドIDも入れた方が分析をする場合には必要なIDです。

スプレッドシート取り込み - bzbot(ビジボット )
スプレッドシート取り込み – bzbot(ビジボット )

今回はここまでです!Flowみたく、ノンプログラミングでサービス同士を繋げるサービスはいくつかありますし、それぞれにメリットデメリットがあったりするので、色々触ってみる事をお勧めします。
最後までお付き合いいただきありがとうございました!