スプレッドシートの基本的な使い方

スプレッドシートの基本的な使い方
スプレッドシートの基本的な使い方
ビジネス

はじめに

今回のbzbot(ビジボット)では、「スプレッドシートの基本的な使い方」を書いていきます。
と、いっても基本は触っていけばわかる部分もあるので、どういったところに強みがあるか、前回bzbot(ビジボット)上で紹介した記事のさらに具体性を設けた内容にしていきます。

↓↓前回紹介した魅力↓↓

Googleスプレッドシートを使う理由の記事 – bzbot(ビジボット)

それでは早速まとめていきます!

1.Excelのように表計算ソフトとして使える

記載している通り、スプレッドシートはExcelのような表計算ソフトとして【無料】で使う事ができます!
しかもExcelで出来るような事はほとんど網羅しているため、使っていて不満だなぁって思う部分はありません。
※うそ、少しショートカット周りは不便かも..

スプレッドシートの表部分 - bzbot(ビジボット)
スプレッドシートの表部分 – bzbot(ビジボット)

上記枠の部分はExcel同様、値や数式などを入れて計算したり、数を数えたり、グラフを作ったり…
様々な用途として活用できます!
数式の入れ方も特に難しくなく、半角で「=」を打てば入力開始できます。
全角だと関数として認識されずスタートしないですが、Excelだとここは半角だろうが全角だろうが反応するので、Excelしか利用した事ない人はもしかしたらつまづく部分かもしれないですね。。。

スプレッドシートの要素① - bzbot(ビジボット)
スプレッドシートの要素① – bzbot(ビジボット)

上記枠の部分もExcel同様、よく使うショートカット的な機能です。
例えば画面サイズを100%表示とか、文字サイズ、文字フォント、文字のボールド、文字カラー、背景カラー、枠線、セル結合、フィルター、文字位置の指定などです。これらもExcelにほぼある機能です。

スプレッドシートの要素② - bzbot(ビジボット)
スプレッドシートの要素② – bzbot(ビジボット)

上記枠の部分もExcel同様、ファイルの保存…は、ないんです。自動更新なので!ここはExcelと異なってくる部分かもしれません!
例えば、「形式を指定してダウンロード」を選択してExcelだったりpdfだったりcsvだったり…と様々な形式でDLする事が可能になってます。ただ、共通するところはほとんどなので入力規則を指定したり、画像を読み込んだり、グラフを作成したり機能自体はよく見たことあるものばっかだな〜という印象です。

スプレッドシートの共有 - bzbot(ビジボット)
スプレッドシートの共有 – bzbot(ビジボット)

上記枠の部分はファイルの共有する相手を選択することができます。
メールアドレスのアカウントに付与するホワイトリスト形式で設定することが可能です。

2.ExcelVBAをのようにGASで自動処理ができる

スプレッドシートでもExcel同様、マクロだったりVBAでコードを書いてそれを自動実行させる機能があります。
VBAより処理ははるかに軽いのでGASのほうが大好きです。

スクリプトエディタ - bzbot(ビジボット)
スクリプトエディタ – bzbot(ビジボット)

ツールから「スクリプトエディタ」を選択すると、コードを記述する画面が表示されます。

コード入力画面 - bzbot(ビジボット)
コード入力画面 – bzbot(ビジボット)

ここで書いたソースは他の記事で紹介しているので、以下リンクさせておきます。

↓↓ボタンを押すだけで送信出来るポチポチ機能↓↓

ボタンを押すだけでメールを送信する機能の記事 – bzbot(ビジボット)

↓↓ボタンを押すだけで一括送信可能なメルマガ風…↓↓

メルマガ風一括送信機能の記事 – bzbot(ビジボット)

GoogleFormで結果をスプレッドシートに反映

Googleが提供しているサービスは様々ありますが、その中で集計業務としてよくGoogleFormでアンケートやテストを作成し、それを自動集計や自動採点として利用しているパターンが結構多いですが、その集めた情報もスプレッドシートに集約することができます。

フォーム作成画面 – bzbot(ビジボット)

ツールから「フォームを作成」をクリックすると、Googleフォームの設問作成画面が表示されます。

GoogleFormの設問画面 - bzbot(ビジボット)
GoogleFormの設問画面 – bzbot(ビジボット)

上記のようにアンケートタイトル、各設問のタイトル、回答方法、回答の選択肢(ラジオボタンの択一選択か、チェックボックスの複数選択か、テキストで入力か、プルダウンか、グリットか…)だったりと様々選択肢作っていきます。
作成が完了したら画面上部にある目のアイコンを押すとプレビュー画面に移動します。

アンケートForm - bzbot(ビジボット)
アンケートForm – bzbot(ビジボット)

プレビュー画面が表示されたら、作成したアンケートを答えて「送信」を選択します。

アンケートFormの回答結果 – bzbot(ビジボット)

先ほど、ツールから「フォームを作成」を押した段階で自動的に「フォームの回答1」はシートが作成されます。
この中に先ほど回答をした結果が表示されます。そのため、アンケートの結果データが集まる場合には満足度の平均を出すことや、エリア情報を選ぶ欄があればエリアごとの平均満足度を知ることができ、どのエリアが全体比較したときに低い傾向にあるかが確認できます。

便利なバージョン管理と復元

スプレッドシートではバージョン管理が自動的に行われ、場合によっては古いバージョンに戻すことが簡単に行えます。

変更内容の履歴を見る方法 - bzbot(ビジボット)
変更内容の履歴を見る方法 – bzbot(ビジボット)

上記枠の「変更内容を全てドライブに保存しました」をクリックすると、現在操作しているスプレッドシートの保存履歴のような画面に移動することができます。

履歴を開くと誰がいつ保存されたデータなのか、その時どういった状態だったのかを確認することができます。
右のリストをクリックすると、左の画面でどの情報に差分があるかがぱっと見でわかるようになるので非常に便利な機能です。

アドオンを追加でカスタマイズ

スプレッドシートに常に入っているものではないけれども、アドオンを追加するとより便利にスプレッドシートを使うことが出来ます。

アドオン取得方法 - bzbot(ビジボット)
アドオン取得方法 – bzbot(ビジボット)

上記枠の「アドオンを取得」をクリック押すと、アドオンの追加画面が表示されます。

アドオン追加選択画面 - bzbot(ビジボット)
アドオン追加選択画面 – bzbot(ビジボット)

表示されたアドオンより、様々な機能のフォーマットをスプレッドシートに追加することができ、わざわざコードを書かなくても実行できる魅力があります。
いくつかやったことがある中で鉄板なのはGoogle Analyticsの連携ですかね。。これはいずれ紹介したいと思います。

関数の魅力

GoogleスプレッドシートについてはExcelでは表現が難しい関数だったり、処理が重くなるような関数だったり、Excelでは使ったこともない関数がいくつもありますが、この魅力については明日の記事にて紹介させてもらいます!

ここまでで、スプレッドシート自体がExcelと使い方として根本的に違う部分もたくさんあることを気づけたと思います。これらを連携させて集まったデータをどう分析するか、管理しているデータをどうやって効率的に配信していくか、など様々な疑問が解決出来るソフトだと思ってます。

それらの実演編については後ほど。まずはスプレッドシートの初歩で、どういうことが出来るのかイメージしてもらえればと思います。
最後までお付き合いいただきありがとうございました!